Важность и преимущества автоматизации процессов. В настоящее время многие компании по-прежнему используют ручные процессы, что в некоторых случаях является контрпродуктивным и порождает ряд трудностей. Как правило, это более медленные процессы, документы имеют тенденцию теряться, процессы не очень эффективны и отсутствует большой контроль.
В случае бухгалтерского учета компании процесс расчетов с поставщиками в финансовом отделе является прекрасным примером, где, кроме того, большие изменения и повышение эффективности могут быть достигнуты за счет автоматизации. Йуз эксперты.
Почему важна автоматизация процессов?
В первую очередь, важность автоматизации учетных процессов в компании основана на том, что она позволяет внедрять цифровую трансформацию в отделе и иметь новые технологии для облегчения и оптимизации рабочего времени команды.
Кроме того, бухгалтерия постоянно сообщает о нескольких проблемах по сравнению с ручными процессами: высокая стоимость обработки каждого документа, отсутствие прозрачности, потеря документов, ошибки при оплате, отсутствие возможности отслеживания, подделка документов, отсутствие контроля, среди прочего.
Посмотрим на конкретные цифры:
Стоимость ручной обработки бумажного счета варьируется от 9,4 до 20,8 доллара, а стоимость архивирования оценивается в 3,25 доллара. И любая ошибка стоит очень дорого! Согласно отчету, неправильно оформленный или утерянный счет в конечном итоге обходится компании в 100 долларов США за его поиск и еще более высокие затраты, если его необходимо воспроизвести.Состояние ePayables в 2020 году«. Кроме того, существуют и другие виды косвенных затрат, которые труднее измерить, но которые, как мы знаем, существуют и которые еще больше усложняют этот процесс.
После ограничения, через которое мы прошли в начале 2020 года, компании столкнулись с необходимостью двигаться вперед в условиях большей неопределенности и ограниченности информации об их деятельности. Чтобы восстановить контроль, основное внимание было уделено обеспечению будущего компании, а также готовности к любым непредвиденным событиям. Это показывает, что ручные процессы устарели и не адаптируются к потребностям наглядности, эффективности и гибкости, среди прочего, которые сегодня присутствуют в бухгалтерии.
Пришло время внедрить технологии автоматизации в компаниях и, таким образом, обеспечить лучшее обслуживание, перенаправить усилия на более важные задачи и добиться конкурентного преимущества.,
Но каковы преимущества автоматизированного процесса расчетов с поставщиками?
- Больше продуктивности в компании: Автоматизация расчетов с поставщиками позволяет снизить постоянные затраты на процесс и быстро повысить производительность. Автоматизация экономит время на выполнение оперативных и утомительных задач, таких как ввод документов, архивирование, поиск и т. Д. Таким образом, весь процесс ускоряется и становится более продуктивным.
- Видимость для переговоров: В этой нестабильной среде, в которой мы живем, компании необходимо постоянно знать свое финансовое положение и иметь доступ к информации обо всех своих процессах в режиме реального времени. Автоматизация расчетов с поставщиками обеспечивает постоянную и актуальную видимость. Таким образом, мгновенный доступ к данным позволяет принимать более обоснованные стратегические решения, поскольку информация доступна в режиме реального времени.
- Доступность 24/7: Наличие автоматизированного процесса в вашей компании позволяет вам продолжать деятельность удаленно без потери эффективности и производительности. Мы можем получить доступ к качественной информации и данным в любое время из любого места. Конфайнмент был прекрасным примером того, насколько важна автоматизация; Те, у кого была такая система, могли продолжать работать из дома.
- Больше безопасности: Всем компаниям, особенно небольшим, необходимо хорошо управлять своими внутренними процессами, чтобы повысить безопасность от непредвиденных событий. Автоматизация расчетов с поставщиками предоставляет информацию и предотвращает потерю документов, а также сокращает количество ошибок при вводе данных, в том числе при вводе и оплате счетов.
- Меньше задержек и судебных разбирательств: Автоматизированная система счетов к оплате упрощает контроль над поставщиками и построение качественных отношений с ними. Таким образом, команда не тратит часы на устранение неполадок с платежами или поиск недостающих документов и т. Д. По оценкам, 41% времени бухгалтера тратится на обработку звонков поставщикам, задерживая платеж в 31% случаев. Благодаря автоматизации расчетов с поставщиками риски просроченных платежей и других ошибок могут быть значительно снижены.
- Лучшее качество управления компанией: Благодаря автоматизации можно получить доступ к соответствующей информации (показателям эффективности), которая позволяет лучше управлять и контролировать весь процесс, а также человеческие ресурсы в режиме реального времени. Кроме того, получают все виды информации и статистических данных о процессе, что дает конкурентное преимущество перед конкурентами и позволяет уделять больше времени задачам с более высокой добавленной стоимостью, лучшему обслуживанию клиентов и концентрации на предложении продукции.
- Положить конец мошенничеству: Среди всех рисков, с которыми сталкивается компания, подделка документов – одна из самых частых. В 2018 году, по данным фирмы Euler Hermes, 70% компаний стали жертвами попытки подделки документов; и проблемы такого типа также обходятся дорого. Автоматизация расчетов с поставщиками позволяет более качественно контролировать весь процесс с помощью программного обеспечения и выявлять любые аномалии в документах. Таким образом, он становится оружием финансового директора по сокращению числа попыток подделки документов.