Электронная таблица является мощным инструментом для многих бизнес-операций. Многие отрасли используют программы для работы с электронными таблицами для записи, анализа, управления и передачи бизнес-данных.
Электронные таблицы также могут помочь в хранении данных для немедленного или будущего использования. Электронная таблица обычно используется в бухгалтерии или бухгалтерских услугах. Он также используется людьми, которые собирают и отслеживают данные.
Нельзя отрицать, что электронные таблицы полезны. Однако программы для работы с электронными таблицами также имеют свои ограничения, что делает их нежелательными для упрощения бизнес-процессов.
В этой статье мы обсудим преимущества и недостатки электронных таблиц для бизнеса. Давайте начнем!
Что такое программа для работы с электронными таблицами?
Программное обеспечение для работы с электронными таблицами — это программа, которая может использовать ввод, визуализировать данные и управлять ими с помощью строк и столбцов. Электронные таблицы имеют различные функции, которые могут значительно упростить обработку данных, анализ данных и визуализацию данных.
С помощью электронной таблицы вы можете форматировать ячейки, вставлять формулы, создавать сводные таблицы и использовать другие полезные инструменты для быстрой обработки числовых данных и текста. Двумя наиболее распространенными инструментами для работы с электронными таблицами являются Microsoft Excel и Google Sheets.
Общие приложения для работы с электронными таблицами
Существует множество приложений для работы с электронными таблицами, к которым могут получить доступ люди, имеющие подключение к Интернету. Вот два наиболее часто используемых приложения для работы с электронными таблицами:
Майкрософт Эксель
Microsoft Excel или MS Excel является отраслевым стандартом для электронных таблиц. Благодаря встроенному шаблону электронной таблицы вы можете удобно выполнять расчеты по сложным формулам и визуализировать данные с помощью диаграмм и графиков.
Microsoft Office MS Excel предлагает шаблоны электронных таблиц, которые могут помочь в управлении малым бизнесом.
Google Таблицы
Одним из основных преимуществ Google Sheets является простота совместной работы. Как и другие онлайн-инструменты, с помощью Google Sheets вы можете обмениваться файлами и позволять нескольким пользователям по всему миру одновременно получать доступ к файлу электронной таблицы и редактировать его.
В нем даже есть функция чата, с помощью которой пользователи могут общаться, не выходя из электронной таблицы. Google Sheet предоставляется бесплатно с реализацией Google Workspace.
Каковы преимущества и недостатки электронных таблиц для бизнеса?
Преимущества электронных таблиц
Вот некоторые ценные преимущества использования электронных таблиц в вашем бизнесе.
Электронные таблицы легко настраиваются и бесплатны.
Программное обеспечение для электронных таблиц легко доступно, бесплатно и настраивается. С несколькими формулами и функциями, которые вы можете использовать в электронной таблице, вы можете легко заставить любой тип документа работать на вас.
Электронные таблицы имеют широкие возможности настройки. Вы можете использовать шаблон электронной таблицы, чтобы упростить работу. Настраиваемая электронная таблица может упростить любой бизнес-процесс, чтобы сделать работу эффективной для всех.
Для настраиваемых и готовых шаблонов вы можете попробовать Simple Sheets Шаблоны управления бизнесом комплект для динамичной работы.
Таблицы требуют минимальной подготовки
Независимо от того, видите ли вы электронную таблицу впервые или используете ее уже много лет, любой, у кого есть опыт, знает, что эта программа проста. Запись информации и изучение сложных формул не требуют интенсивной подготовки.
Электронные таблицы помогают компаниям тратить меньше времени и денег на обучение новых сотрудников, поскольку им не нужно сложное программное обеспечение для выполнения работы.
Позволяет манипулировать данными и интегрировать их в рабочий процесс
Существует несколько преимуществ электронных таблиц, одним из которых является возможность манипулировать и анализировать данные электронных таблиц. Вы можете выполнять вычисления в наборах данных, удалять дубликаты и искать данные на вкладках.
Неважно, насколько велик ваш бизнес или сколько сотрудников будут использовать электронные таблицы. Электронные таблицы могут быть доступны как можно большему количеству людей. Поскольку он легко настраивается, его можно легко интегрировать в любой рабочий процесс.
Электронные таблицы представлены в универсальном формате файлов, что делает их очень удобными для доступа в большинстве программ.
Инструмент для финансовых документов
Электронные таблицы помогли создавать и систематизировать финансовые документы, такие как отчеты о движении денежных средств, балансовые отчеты и выставление счетов. Это также отличный инструмент для подготовки финансовых отчетов и бизнес-бюджетов.
Электронные таблицы могут сделать всю математику за вас. Все, что вам нужно сделать, это ввести набор команд формулы и применить эти команды ко всем связанным данным, которые были закодированы.
Другие преимущества электронных таблиц включают отслеживание расходов, расчет кредита и прогнозирование доходов. Вы можете использовать визуальные данные, такие как диаграммы и графики, чтобы сделать финансовые данные организованными и понятными.
Гибкость в использовании и большой объем памяти для хранения данных
Отличительной особенностью электронных таблиц является их способность хранить большие объемы данных. Эти данные можно легко организовать, чтобы упростить их поиск и сортировку.
Электронные таблицы очень гибкие, потому что их можно использовать для нескольких задач. Их можно использовать для простых задач ввода данных и основных расчетов или даже для сложных задач, таких как статистический и финансовый анализ данных.
Недостатки программ для работы с таблицами
Некоторые пользователи опасаются преимуществ использования электронных таблиц. Являются ли электронные таблицы лучшими инструментами для хранения, управления и визуализации данных вашего бизнеса? Вот некоторые из недостатков использования электронных таблиц в вашем бизнесе.
Сложный в использовании и склонный к ошибкам
Электронные таблицы требуют минимальной подготовки, особенно для записи данных и управления личными финансами. Тем не менее, некоторым людям может потребоваться обучение для приобретения навыков использования расширенных функций программного обеспечения для работы с электронными таблицами.
Не используйте программное обеспечение для работы с электронными таблицами, если вам нужна программа, которая может выполнять работу намного быстрее и вызывать меньше ошибок. Более целесообразно инвестировать в программное обеспечение базы данных, которое может точно устранять ошибки.
Многие руководители и менеджеры сталкиваются с проблемами при использовании электронных таблиц при наблюдении за своими сотрудниками и управлении их повседневной рабочей нагрузкой. Ожидается человеческий фактор, поскольку ввод данных осуществляется вручную, а одновременно выполняется несколько изменений и вычислений.
При работе с большими электронными таблицами обнаружение ошибок проблематично, потому что вы легко можете их не заметить. Исправление таких ошибок может занять много времени
Ограниченная безопасность данных
Когда электронные таблицы доступны через облако или общую сеть, все данные электронных таблиц подвержены несанкционированному доступу, что может поставить под угрозу все бизнес-операции.
Электронные таблицы, защищенные паролем, по-прежнему подвержены риску хакеры из-за плохого управления. Электронные таблицы легко передаются кому угодно по электронной почте. Недовольный или нечестный сотрудник может воспользоваться этим и слить важную информацию вашим конкурентам.
Создается несколько версий файла
Работать с электронными таблицами в автономном режиме легко, если вы работаете с ними в одиночку. Однако обновление и мониторинг контента в режиме реального времени могут быть затруднены, если вам нужно поделиться файлом с большим количеством людей.
Всякий раз, когда в основную электронную таблицу вносятся изменения, эти изменения должны быть адресованы всей команде, что может быть проблемой. Кроме того, у каждого члена команды есть собственная версия электронной таблицы, каждый файл которой содержит немного разные данные.
Мошенничество: трудно определить, кто редактировал электронную таблицу.
Электронные таблицы считаются отличными инструментами для совместной работы, потому что любой может получить к ним доступ. Однако недостатком является то, что все начинают работать с одним и тем же листом данных. Тем не менее, невозможно сказать, что каждый из них сделал с электронными таблицами.
Вы можете научить своих сотрудников вести строгий процесс документации, чтобы свести к минимуму человеческие ошибки. Однако это может быть дорогостоящим для компании и не гарантирует успешного возврата инвестиций.
Ограниченная визуализация данных
Визуализацию данных с помощью диаграмм и графиков можно создать в электронной таблице. Однако помещение всех данных в график или диаграмму может занять много времени, что может вас разочаровать. Скорее всего, вы вообще сдадитесь.
Часто задаваемые вопросы
Каковы преимущества или преимущества использования электронных таблиц в бизнесе?
Электронные таблицы имеют несколько преимуществ, таких как (1) они бесплатны и легко настраиваются, (2) для их использования требуется минимальное обучение, (3) они позволяют манипулировать данными и интегрировать рабочие процессы, (4) они могут помочь в создании финансовых документов и (5) гибко использовать с большим пространством для хранения данных.
Перевешивают ли преимущества использования программного обеспечения для работы с электронными таблицами недостатки?
Для малого бизнеса очень выгодно использовать программное обеспечение для работы с электронными таблицами, поскольку оно бесплатное, настраиваемое и требует минимального обучения. Тем не менее, электронные таблицы больше не рекомендуются, если у вас крупный бизнес и вы работаете с большими объемами данных. Лучше всего инвестировать в инструмент базы данных.
Заключение
Всегда учитывайте преимущества и недостатки электронных таблиц для бизнеса, прежде чем решить, использовать программное обеспечение или нет. Электронные таблицы лучше всего использовать для малых предприятий, работающих с небольшими объемами данных. Малые предприятия могут извлечь максимальную пользу из электронных таблиц, потому что они недорогие (бесплатные) и легко настраиваемые.
Source: Преимущества и недостатки использования электронных таблиц для бизнеса